## Problemstellung Die manuelle Bearbeitung von Spesenabrechnungen ist ein Zeitfresser in jeder Finanzabteilung. Mitarbeiter sammeln Papierbelege, füllen Excel-Tabellen aus und warten wochenlang auf Erstattungen. Die Finanzabteilung prüft mühsam jeden Beleg, kontrolliert Richtlinien und tippt Daten ab. Fehler, Verzögerungen und Frustration sind die Folge - ganz zu schweigen von den Compliance-Risiken bei unvollständiger Prüfung. ## Lösungsansatz mit Automatisierung der Spesenabrechnung für Finanzabteilungen Unsere KI-basierte Lösung digitalisiert und automatisiert den gesamten Spesenprozess. Mitarbeiter fotografieren Belege mit dem Smartphone, die KI extrahiert alle relevanten Daten und prüft automatisch gegen Unternehmensrichtlinien. Die Genehmigung erfolgt digital, und genehmigte Spesen werden direkt in die Buchhaltung übertragen. Das System lernt aus Mustern und erkennt Auffälligkeiten proaktiv. ## Hauptfunktionen * **Mobile Belegerfassung:** Foto genügt - KI extrahiert Betrag, Datum, Händler und Kategorie * **Automatische Richtlinienprüfung:** Kontrolle von Tagessätzen, Kategorielimits und Genehmigungspflichten * **Intelligente Kategorisierung:** Automatische Zuordnung zu Kostenstellen und Projekten * **Mehrwährungsunterstützung:** Automatische Umrechnung mit tagesaktuellen Kursen * **Compliance-Dashboard:** Übersicht über Verstöße und Auffälligkeiten ## Vorteile * Reduzierung der Bearbeitungszeit pro Abrechnung von 30 auf 5 Minuten * Erstattung innerhalb von 48 Stunden statt 2-3 Wochen * Senkung der Prozesskosten um 70% * Lückenlose Compliance-Dokumentation * Zufriedenere Mitarbeiter durch schnelle Erstattung ## Anwendungsbeispiele Ein Beratungsunternehmen mit 500 Außendienstmitarbeitern führt die automatisierte Spesenabrechnung ein. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit sinkt von 3 Wochen auf 2 Tage. Die Finanzabteilung kann sich auf Ausnahmefälle konzentrieren, während 85% aller Abrechnungen vollautomatisch verarbeitet werden. Die Fehlerquote sinkt um 95%. Ein internationaler Konzern nutzt die Lösung zur Harmonisierung der Spesenprozesse über 15 Länder hinweg. Trotz unterschiedlicher lokaler Richtlinien und Steuervorgaben werden alle Abrechnungen einheitlich verarbeitet. Das zentrale Controlling erhält erstmals verlässliche Echtzeit-Daten über Reisekosten und kann gezielt optimieren.